Be Smart

ANS - Anagrafe Nazionale Studenti

Un sistema di conferimento dati in ANS innovativo e moderno, al fine di ottimizzare le spedizioni in ANS e le performance attese

Dati tecnici:  Applicazione web-based che utilizza sistemi di collaborazione applicativa (web service) e standard di open data (XML)
Per informazioni: Filippo Quondam, tel 06.99587

Con l'introduzione del costo standard (DM 9 dicembre 2014), i conferimenti nella banca dati ANS sono diventati un elemento strategico di programmazione per la Governance degli atenei italiani.

Infatti il Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca ha determinato che il 25% della quota base del Fondo di Finanziamento Ordinario (FFO) del 2015, complessivamente 1.201.698.044 euro, sia attribuita esclusivamente in base agli studenti regolari presenti in ANS.

Pertanto il conferimento del maggior numero di studenti regolari da parte degli atenei, tramite le così dette spedizioni ANS, da un'attività sostanzialmente informatica acquisisce nuova rilevanza per le strategie di finanziamento di un ateneo.

Per fare un esempio di tale impatto strategico, il più grande ateneo italiano, nel 2015 si è visto attribuire una quota di finanziamento in diminuzione del 2,60% rispetto al FFO studenti regolari attribuiti nel 2014, ossia la variazione economica è stata di 2.233.934 euro in meno.

Be Smart ha sviluppato in SEGRETERIE di smart_edu, un sistema di conferimento dati in ANS innovativo e moderno, al fine di ottimizzare le spedizioni in ANS e le performance attese.

Il sistema ANS di smart_edu:

  • è in real time, ossia scompare il concetto di estrazione dati per ANS (a volte da banche dati eterogenee), in quanto l'inserimento o modifica di un evento già determina intrinsecamente tutti gli attributi delle spedizioni ANS;
  • è robusto, ossia l'interazione nativa con il sistema ad eventi permette di «ereditare» in automatico i controlli di coerenza propri di un workflow;
  • è semplice da usare, anche in ambienti distribuiti, grazie ai pannelli visuali di controllo, all'utilizzo dei web service per i conferimenti, allo scheduling automatico delle spedizioni.

CORREGGERE GLI ERRORI È FACILE: PANNELLO DI CONTROLLO IN TEMPO REALE
Per ogni singolo studente, smart_edu\ANS automaticamente genera un pannello di controllo che permette di verificare a colpo d'occhio la situazione dei conferimenti in ANS. Per ogni spedizione, per ogni anno accademico, ci sono due colonne che riportano lo status della spedizione di ANS e di smart_edu:

  • verde, se non ci sono errori;
  • rosso vuol dire che c'è un errore, e basta fare un click per avere il dettaglio;
  • arancione, se il dato non risulta caricato in ANS.

CARATTERISTICHE OPERATIVE
Completamente web based, dunque disponibile in ambiente distribuito: ciò permette l'utilizzo contemporaneo da parte di più utenti, anche per ottimizzare ed accelerare i tempi di bonifica delle carriere studenti.
L'interfaccia è intrinsecamente intuitiva, semplice e con tempi di apprendimento minimali.
Non è necessaria alcuna installazione di software aggiuntivo da parte degli utenti.INTEGRAZIONE NATIVA CON IL

WORKFLOW AD EVENTI
I dati delle spedizioni vengono automaticamente determinati ogni volta che un attore (operatore, docente, studente) introduce un nuovo evento oppure ne modifica uno esistente. Tutto ciò garantisce intrinsecamente la coerenza dei dati inviati all'osservatorio con quelli conservati nel sistema di SEGRETERIE studenti.

INTEGRAZIONE CON I WEB SERVICE DEL MIUR
Il conferimento delle spedizioni in ANS tramite smart_edu avviene in tempo reale, con un semplice click, sia per le spedizioni massive sia per le spedizioni singole. Nessun tempo di attesa per la generazione delle spedizioni.
Tutto ciò grazie all'interoperabilità nativa di smart_edu (web service).

SCHEDULER AUTOMATIZZATO
ANS in smart_edu include uno scheduler, uno strumento che permette di automatizzare le spedizioni all'ANS anche nel caso di indisponibilità di un operatore.
Per esempio, si può configurare per spedire tutti i venerdì alle ore 18:00.

CASE STUDY
L'Università degli Studi di Cassino e del Lazio Meridionale, che ha adottato smart_edu nel 2013, a fronte di un calo degli iscritti del 5,5% (fonte dati ANS, iscritti 2014 vs iscritti 2013), ha ottenuto una variazione (FFO 2015 su FFO 2014, solo quota per studenti regolari) migliore, pari all'1,8%, ossia la correlazione tra i due indicatori è stata solo del 32%.

Per un grande ateneo italiano la medesima correlazione differenziale regolari/iscritti è stata del 63%: fosse stata invece del 32% ciò equivale a Euro 1.099.237 di FFO in più.